U kreativnoj industriji, kao i u svim ostalim zanimanjima, obično postoji i administrativni dio posla. On često može da naruši kreativnost konkretnog zadatka i inspiraciju koja vam je neophodna. Mejlovi snose veliki dio odgovornosti za to, budući da oduzimaju dragocijeno vrijeme i zahtjevaju visoku koncentraciju kako biste uspjeli da se organizujete i pravovremeno odgovorite na sve njih.

Ovdje smo pripremili savjete koji će vam pomoći da zapravo olakšate sebi ovaj proces tako što ćete preusmjeriti dio tereta koji nosite. Razgovarali smo sa ljudima koji su godinama radili u velikim kompanijama, a danas su nezavisni i samostalno zaposleni.

Oni su nam otkrili trikove koji će unaprijediti ne samo kvalitet vašeg posla, već i privatnog života.

Nemojte da provjeravate inboks čim ustanete iz kreveta

Ljudima je prešlo u naviku da uz prvu šolju kafe na poslu čitaju sve što im je stiglo od prethodnog dana, a što nisu stigli da provjere. Ta navika je definitivno nešto što bi trebalo da iskorjenimo, budući da se može izuzetno negativno odraziti na produktivnost.

Dan bi zapravo trebalo da počinjete završavanjem i precrtavanjem obaveza koje su vam prethodnog dana ostale nedovršene.

Tek kada ispunimo tu listu zadataka, možemo da pređemo na ostale mejlove koji nas čekaju.

Dodijelite boje svojim mejlovima

Ljudi generalno lakše primjećuju i pamte ključne riječi i poruke ukoliko su na neki način vizuelno predstavljene.

Zato možete da pokušate da kategorišete poruke koje vam stižu i dodijelite im boje. Uglavnom svi softveri za upravljanje mejlovima imaju omogućenu ovu opciju. U zavisnosti od toga koji klijent vam je poslao mejl ili koja se ključna riječ pojavljuje u naslovu, svaka od poruka će dobiti svoju nijansu. Tada ćete uvijek moći jednostavnije da pregledate šta vam je stiglo i šta je najbitnije da pročitate.

Prihvatite pravilo od dva minuta

Vrlo jednostavno: ukoliko vam je za određeni zadatak potrebno manje od dva minuta, onda to završite odmah.

To na primjeru mejlova znači sljedeće: ako vidite ko vam je poslao mejl i znate o čemu se radi, a nije vam potebno previše vremena da odmah odgovorite na postavljeno pitanje, uzmite nekoliko trenutaka za to da ovu obavezu skinete sa liste prioriteta.

S druge strane, ako procijenite da je riječ o komplikovanom zahtjevu i da će vaš odgovor na mejl zahtjevati nešto više vremena, onda ga ostavite nepročitanog i sačekajte neki bolji trenutak da odgovorite na njega. Uštedićete i vrijeme i živce.

Ništa se neće desiti ako ne pročitate mejl odmah

Sigurno vam se dešavalo da kada vam stigne nekoliko mejlova, pročitate njihove nazive i prvu rečenicu i odlučite da nisu previše važni.

Ukoliko radite na nekom važnom projektu, koji vam oduzima previše vremena ili koncentracije, sasvim je u redu da sačekate prije nego što počnete da čitate poruke koje vam stižu. Ono što se pokazalo kao dobra strategija jeste da, nakon otvaranja, mejlove označite kao nepročitane, jer ćete tako smanjiti šansu da zaboravite da na njih odgovorite.

Iako ima onih kojima je u prirodi da efikasno obavljaju sve zadatke tokom života, organizovanost je vještina koja se može naučiti. Ako želite da uspješno upravljate i svojim, a i tuđim vremenom, upišite obuku za strategijski menadžment. Efikasnost je u pravljenju prioriteta. Dnevnih i životnih.

N1 pratite putem aplikacija za Android| iPhone/iPad i društvenih mreža Twitter| Facebook| Instagram i UŽIVO na ovom linku.